内部監査体制

はじめに

昨今、企業のコンプライアンスが問われる中、内部統制の重要性は日々高まっています。光通信グループも例外ではなく、内在する様々な要因から発生するリスクを管理(マネジメント)しなくてはなりません。
内部監査体制は会社財産を保全し、株主価値を極大化するための重要な役割を担っていると考えています。

 

また、より精度の高い業務体制を構築するため、自分達の業務内容を第三者的立場で客観的に見る事が大切だと考えています。客観的データでフィードバックすることが必要です。

 

光通信グループでは定期的(年2回以上)に関係会社や各営業所に対して内部監査を実施しています。そして監査結果として現状の問題点をフィードバックし改善させる事により、高い水準での管理体制を構築し、常に適正かつ高レベルな業務状況を維持する事を実施しています。

内部監査体制

内部監査は主に下図にある3項目を中心に実施しております。
CS【顧客満足】、ES【従業員満足】、情報管理の3点を監査することで総括的に社内リスクが把握できると考えています。業務プロセスに問題があれば結果、顧客満足度低下に結び付き、それを扱う従業員の満足度が低ければ、比例して更に顧客満足度低下を招き、リスク要因を引き起こしかねないと考えるからです。
また、情報管理おいては定期的な監視活動により従業員意識低下を防ぎ、統制維持に努めることが重要であると考えます。

内部監査体制

内部統制体制

会社の機関の内容及び内部統制システムの整備の状況等

光通信各グループ関係会社のガバナンスに関しては、事業会社である各子会社の管理機能を持株親会社内のグループ管理部門に集約し、事業部門と管理部門を切り離すことで牽制機能を強化し、管理機能毎に施策を行っています。

 

内部監査・CS・リスク管理部門では、グループ従業員へ適正な行動規範を浸透させ、またお客様など社外からのご指摘・ご意見を経営に反映し、従業員の資質向上及び顧客満足度(CS)の向上を目指しています。

 

情報管理部門では、情報管理に関するグループ従業員の意識向上を目的に、定期的な社員研修や各営業所の実査を行っています。

内部監査の状況

各管理部門が光通信グループ全体の業務の妥当性を維持・管理・監督するとともに、内部監査室、CS・リスク管理部及び情報管理部において、各管理部門も含めた光通信グループ全体の定期内部監査を実施することで、より厳正で厳重な内部監査体制を構築しています。

内部監査の状況

内部監査制度

内部監査制度目的

この監査制度は、監査⇒結果に基く指導・改善⇒事後検証を繰り返す事(下図)で、責任者や全従業員の意識向上を図る制度です。

内部監査制度目的

I.内部監査要項の策定

CS向上及びES向上を目的や時事にあった監査要項を決めます。情報管理においては一環した監査基準の下に行っています。前回実施時の問題点及び反省点から内部監査目的、改善目標を設定し、対象、項目、基準を考案します。問題点・懸念点からチェック内容を再検討し、チェック内容を見直すことで環境や境遇の変化に対応したフットワークの良い内部監査体制の構築を目指しています。

 

また、テスト・アンケートにおいても、ルール・制度等の認識度合いを測り、『従業員はどう思っているのか』を吸上げる体制を構築し風通しのよい社内環境の構築に努めております。継続的に実施することにより内部監査の精度をさらに向上させ、光通信グループコンプライアンスを底上げします。

II.事業所内部監査実施

集約された留意点リスク懸念材料からチェック内容を元に現場に赴き内部監査を行います。各課ごとにチェックシートを使用し、目視及びヒアリングを行います。また、テスト、アンケートを実施し、従業員のCS・ES・情報管理に対する意識調査を行います。

※監査項目やヒアリング・テストの実施有無は各回により異なります。

 

事業所内部監査実施

I.研修テストの実施

全従業員を対象にCS・ES・情報管理の認識度合を図ります。テスト内容として情報管理体制においては社内ルール、通達などの理解ができているか、ES においては職場環境はどうか、不満を抱えている従業員がいないか等を調査し、従業員意識の吸上げを実施しています。基本的な考え方や知識レベルの向上・環境改善を図ります。

II.監査基準に則った目視

監査基準に則ってチェックシートを使用し、監査員が目視で確認できる部分(主に情報管理状況等)を採点します。問題点は監査後に責任者に報告し改善させます。また、事業部の形態に合わせた実査を行う事で( 例:机の中を調査する、PC管理を確認する)、業務上のリスクや不正リスクを軽減します。

III.情報管理体制に対する研修

監査において不備の発生してしまったエリアに関しては、その場で是正を行い、エリア従業員に対して情報管理に関する意識付け・指導を行います。
従業員一人一人に現状の報告と改善方法などを直接指導することにより高い意識付けを行います。

Ⅳ.社内情報共有サイトへの掲載

監査結果を全従業員が閲覧できるように、社内共有サイトへ掲載します。

V.経営陣への報告

各被監査部門から受けた監査結果及び改善点を監査部門より経営陣に報告します。経営陣は報告内容から現場全体へ問題点改善策を落とし込みます。

III.内部監査報告・検証

内部監査報告・検証

I.監査結果の開示

監査で発覚した問題点、監査時に指摘した内容を元に監査評点を行い現場及び管轄責任者に開示します。

II.結果の検証

監査結果を元に、各事業部の傾向を検証します。当社全体の改善点を見いだし、経営方針に生かします。

III.検証結果の開示

経営陣及び統轄責任者はこれらをもとに管轄部署に対して改善の指示を行います。また組織のリスクを把握し、事業運営に生かします。

Ⅳ.社内情報共有サイトへの掲載

監査結果を全従業員が閲覧できるように、社内共有サイトへ掲載します。

V.経営陣への報告

各被監査部門から受けた改善報告内容及び監査結果を監査部門より経営陣に報告します。
経営陣は報告内容から現場全体へ問題点改善策を落とし込みます。

IV.改善・指導教育研修

事業統轄責任者への報告

一定レベルに到達していない現場責任者に対して研修を行います。管理上の制度・社内ルールの説明等、現場責任者が最低限知らなければならない知識を与えます。また更にこの機会にCS・ES・情報管理に対する意識を向上させ、自らリスクを探し、対応できる人材育成を行っていきます。最終的には責任者=監査人となるよう目指します。